Программы для автоматизации бизнес-процессов: как упорядочить операционную деятельность, сократить расходы и увеличить прибыль

Большинство компаний приходят к автоматизации бизнес-процессов не тогда, когда появляются ресурсы, а когда становится очевидно: дальше так работать невозможно. Когда ежедневная операционная деятельность держится на десятках Excel-файлов и тысячах сообщений, бизнес незаметно, но системно теряет время, деньги и возможности.

Исследование SHRM показывает, что автоматизация — один из самых сильных рычагов для возвращения операционного контроля: 85% работодателей, внедривших автоматизированные системы, отмечают существенную экономию времени и повышение эффективности команд.

Это означает простую вещь: автоматизация — не о замене людей, а об экономии времени.

Что на самом деле означает «автоматизировать бизнес-процессы»

Автоматизация бизнес-процессов — это когда повторяющиеся задачи вместо людей выполняют программы по четко прописанным правилам. Автоматизация не думает за вас, она выполняет сценарий, который вы задаете. Ее ценность — в стабильности, скорости и предсказуемости.

Согласно исследованию Deloitte Global Human Capital Trends 2025, менеджеры тратят в среднем только 13% рабочего времени на развитие людей, тогда как большая часть их дня уходит на операционную рутину, согласования, отчетность и решение ошибок. В то же время только 16% организаций используют искусственный интеллект для поддержки HR-решений.

Эти цифры показывают главное: компании не проигрывают из-за отсутствия талантов — они проигрывают из-за неэффективных процессов. И именно здесь начинается автоматизация.

Как понять, что без автоматизации вы уже теряете деньги

Если вы узнаете свои процессы в нескольких пунктах ниже, автоматизация ждет вас:

• одна и та же информация заносится в несколько систем или документов: Excel, CRM, бухгалтерию, мессенджер;
• разные менеджеры дают клиентам разные ответы, потому что «не видели обновленные данные»;
• невозможно быстро ответить на простой вопрос: «сколько у нас сейчас активных заказов / долгов / лидов?»;
• отчеты собираются вручную несколько дней, и когда они готовы — часть данных уже неактуальна;
• ошибки типа «не тот счет», «забыли отправить коммерческое предложение», «не перезвонили клиенту» случаются регулярно;
• новые менеджеры долго входят в курс дела, потому что все процессы в голове двух-трех человек.

Все эти симптомы означают одно и то же: вы теряете возможность масштабироваться или просто системно работать на эффективность.

Что автоматизировать в первую очередь: логика приоритетов

Начинать стоит с процессов, которые часто повторяются, напрямую влияют на деньги и зависят от человеческого фактора. Именно здесь автоматизация бизнес-процессов предприятия дает наибольший ROI.

Наиболее частые кандидаты на автоматизацию:

Финансы и учет

• выставление счетов, формирование актов, контроль оплат;
• согласование расходов, заявки на закупки;
• план-факт по бюджету, контроль кассовых разрывов.

Продажи и работа с клиентами

• фиксация лидов и их распределение между менеджерами;
• напоминания о звонках, письмах, продлении контрактов;
• шаблоны коммерческих предложений и договоров.

Маркетинг

• рассылки, триггерные кампании, напоминания;
• сегментация аудитории по поведению;
• сводная аналитика по каналам и кампаниям.

Операционка и логистика

• учет заказов и запасов;
• автоматическое формирование накладных и сопроводительных документов;
• планирование поставок и загрузки.

HR и кадровые процессы

• рекрутинг: воронка кандидатов, письма, напоминания, согласование офферов;
• учет рабочего времени, отпусков, больничных;
• онбординг и регулярные оценки.

Как посчитать, выгодно ли автоматизировать конкретный процесс

Чтобы избежать подхода «давайте автоматизируем все», стоит подходить к каждому процессу как к отдельному инвестиционному проекту. Даже приблизительный расчет часто показывает, что «дорогостоящая подписка» на самом деле дешевле постоянной ручной работы:

1. Оцените, сколько часов в месяц занимает процесс у людей.
2. Умножьте на среднюю стоимость часа работника (с учетом налогов и накладных расходов).
3. Добавьте приблизительные потери от ошибок: штрафы, возвраты, сорванные сделки, отток клиентов.
4. Сравните эту сумму со стоимостью инструмента (подписка + внедрение) за тот же период.

После такого расчета часто оказывается, что ручной режим дороже, а система автоматизации окупается за несколько месяцев.

Эта же логика хорошо работает, когда нужно аргументировать проект перед владельцем или CFO: вместо «нам нужен новый софт» звучит «мы тратим N тысяч гривен на ручную работу, можем сократить эту сумму вдвое и параллельно уменьшить риски».

Типы программ для автоматизации: что за что отвечает

Чтобы не превратить выбор в бесконечный ресерч, стоит понимать, какие задачи закрывает каждый тип системы.

Финансовый менеджмент и учет

Что делают такие системы:

• автоматизируют выставление счетов, актов и напоминаний об оплате;
• сводят в одно место расходы, доходы, налоговые обязательства;
• помогают строить план-факт по бюджету и прогноз денежных потоков.

Когда они нужны:

• у вас много счетов и контрагентов;
• ручное выставление документов регулярно создает ошибки и задержки;
• есть несколько юридических лиц или валют, и вы устали от ручной сверки.

Примеры программ: SAP, QuickBooks, Xero, Expensify, Emburse Certify.

HRM и системы для работы с персоналом

Что делают:

• ведут единую базу сотрудниц/сотрудников и кандидатов;
• автоматизируют отпуска, больничные, графики, кадровые изменения;
• помогают проводить оценки, опросы, eNPS, 360, OKR.

Когда они нужны:

• в компании появляется HR как отдельная роль, и Excel уже не справляется;
• учет отпусков, больничных и изменений в штате стал неуправляемым;
• растет количество кандидатов и вакансий, а история взаимодействий теряется.

All-in-one-решения типа HURMA объединяют HRM, рекрутинг, 360, базу знаний и аналитику в одном интерфейсе, что особенно важно для компаний, которые переросли «ручной режим» и планируют масштабирование, как в кейсе Anybusiness consult:

“Під час ребрендингу виникали різні дрібні проблеми, як і у всіх, хто зіштовхується зі змінами. HURMA стала нашим надійним партнером у цьому процесі. Вся інформація про кандидатів, усі поточні справи зберігаються в одному місці. Навіть у найінтенсивніші періоди жодна інформація не була втрачена, що є ключовим для ефективного рекрутингу.”

Світлана Фасольняк, Recruiting Team Lead Anybusiness consult

CRM и инструменты для продаж

Что делают:

• хранят все данные о лидах и клиентах;
• напоминают менеджерам о звонках, письмах, следующих шагах;
• показывают воронку продаж и конверсии на каждом этапе.

Когда они нужны:

• лиды теряются в мессенджерах, таблицах и личных записных книжках;
• сложно понять, на каком этапе «падают» сделки;
• отдел продаж растет, и «все в голове руководителя» больше не работает.

Примеры программ: HubSpot, Salesforce, Close CRM, Copper CRM, Freshsales.

Маркетинг-автоматизация

Что делают:

• отправляют автоматические письма и сообщения по триггерам (регистрация, покупка, отказ, неактивность);
• сегментируют базу по поведению, интересам, истории покупок;
• считают эффективность кампаний, каналов, креативов.

Когда они нужны:

• вы регулярно делаете рассылки и хотите, чтобы они работали точнее;
• хотите меньше «массовых» и больше персонализированных коммуникаций;
• нужно видеть, что реально приносит заявки и доход, а что — только трафик.

Примеры программ: Mailchimp, Klaviyo, HubSpot Marketing, Constant Contact.

Инструменты для управления задачами и проектами

Что делают:

• фиксируют задачи, дедлайны, ответственных лиц;
• позволяют видеть загруженность команды;
• хранят историю выполнения работ, изменения приоритетов, согласования.

Когда они нужны:

• задачи регулярно теряются в чатах;
• проекты затягиваются, потому что «никто не видел, что это уже нужно делать»;
• команда работает в нескольких направлениях параллельно.

Примеры программ: Jira, Trello, Asana, Notion, Monday.com.

Пошаговый план внедрения автоматизации на 90 дней

Чтобы автоматизация бизнес-процессов не превратилась в бесконечный проект, стоит сразу ограничить горизонт планирования.

Подготовили для вас реалистичный шаблон, который можно адаптировать под любую отрасль.

Неделя 1–2. Аудит процессов

• выписать ключевые процессы: продажи, финансы, логистика, HR, маркетинг;
• обозначить, где больше всего сбоев, задержек и ручной работы;
• зафиксировать, какие показатели сейчас нельзя оперативно получить.

Неделя 3–4. Определение приоритетов

• выбрать 1–2 процесса, где автоматизация даст самый быстрый и наиболее измеримый эффект;
• оценить текущие затраты времени и денег на эти процессы по простой модели (часы × ставка + ошибки).

Неделя 5–6. Выбор инструмента

• составить список требований: система должна уметь вот это, потому что это привязано к нашим целям;
• протестировать 2–3 решения на демоверсиях, прогнав по реальным сценариям.

Неделя 7–8. Тестовый запуск

• запустить систему на ограниченном участке: один отдел или один тип процесса;
• описать регламенты: кто что вносит, кто что проверяет, как часто обновляются данные.

Неделя 9–10. Коррекция и обучение

• собрать фидбек от команды, зафиксировать, что мешает работать;
• отректировать сценарии, шаблоны, доступа;
• обучить людей, добавить короткие инструкции, видео или внутреннюю страницу знаний.

Неделя 11–12. Масштабирование

• распространить успешную модель на соседние процессы или отделы;
• закрепить новые правила во внутренних документах и онбординге;
• определить, какие следующие процессы пойдут в автоматизацию.

Лучше пройти полный цикл на одном процессе, получить ощутимый результат, а затем масштабировать подход.

Подведем итоги

Если вы планируете перейти от «все в голове» к действительно управляемому бизнесу, рассмотрите HURMA как способ упорядочить HR- и рекрутинг-процессы, объединить данные и вернуть команде до 43% времени, которое сейчас теряется в операционной рутине.

Платформа внедряется за 10 рабочих дней, поддерживает полный цикл работы с сотрудниками и обеспечивает enterprise-level безопасность благодаря Single Tenant-архитектуре.

Закажите бесплатную демонстрацию HURMA, чтобы увидеть, как автоматизация может работать именно для вашей компании.